E-Mail ist Textkommunikation

Mit den Virenproblemen und den Spam-Filtern treten E-Mail-Besonderheiten zu Tage, die in sorglosen Tagen einfach übersehen wurden. Ein Blick auf Sinn und Zweck des Kommunikationsmittels E-Mail kann klären.

E-Mails haben einen Betreff. Wer eine E-Mail schreibt, füllt mindestens drei Felder aus: «An», «Betreff», «Nachricht». Der Betreff ist wichtig, weil er in der Inbox zusammen mit dem Absender angezeigt wird und so ein schnelles Auffinden von Nachrichten erlaubt. Viele geben keinen Betreff an. In der Inbox klafft dann eine weisse Lücke und niemand weiss, wovon die Nachricht handelt. Einige E-Mail-Programme warnen, wenn kein Betreff eingegeben wurde. Diese Warnung ist zwar nervig, doch im Grunde richtig.

Mit E-Mails kommunizieren Menschen. Im Betreff wird dem Empfänger in normalen Worten eine Information weitergegeben. Zum Kommunizieren benutzen wir menschliche Sprache; also alltägliche Wörter, einfache Sätze. Unmenschlich sind Dateinamen («0050600.jpg»), Zeichensalat («_-:~][~:-_») oder computergenerierte Meldungen («E-Mail schreiben an:»).

E-Mail ist Textkommunikation. E-Mails im Textformat transportieren Sprache — das genügt für die Textkommunikation. E-Mails im HTML-Format versuchen dazu Farbe, Gestaltung und Interaktivität zu transportieren. Darauf verzichtet man besser. HTML-Mails sind kleine Webseiten; sie gehören nicht in den Posteingang. Nicht jeder Empfänger will HTML-E-Mails akzeptieren weil sie bösartiken Code enthalten können oder einfach zu farbig sind.

Attachements sind Anhang. Der Inhalt ist in der Textnachricht. Informationen in Dateianhängen sind umständlicher zu lesen. Fotos in Postergrösse verstopfen unnötig die Inbox. Für grosse Dateien bietet das Internet bessere Übertragungswege: FTP und P-2-P-Filesharing.

Als Fazit daraus die Tipps fürs E-Mail-Schreiben ohne Sorgen: Texte und Betreffs in menschlicher Sprache schreiben, im Textformat senden und Anhänge nur wenn nötig.

Veröffentlicht von Stefan Bucher

Seit den späten 1990er-Jahren im Internet. Mit seinem Hintergrund in Kommunikation erkundet er die Besonderheiten des Schreibens im Web. Er berät Kunden in Strategie-Workshops und liebt die Anliegen der Nutzer. Er leitet Projekte, erstellt Konzepte und Content, schult Anwender und betreut Social Media in Organisationen.

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